В современном понимании телефонная связь являлась и будет являться средством для общения людей на расстоянии. Изначально телефоны появились в домах людей для того, чтобы можно было общаться на расстоянии не покидая своих домов и при этом заметим, не выходя на улицу. Затем телефоны появились на предприятиях, учреждениях и офисах в целях наиболее полного взаимодействия между сотрудниками для того, чтобы они не тратили драгоценное время на встречи и лишнею суету на рабочем месте.

Однако, в современном мире телефония перестала быть средством экономии времени. Рыночная экономика в настоящее время подразумевает жесткую конкуренцию, тем самым заставляя постоянно развиваться и модифицироваться с целью предоставления своей организации максимально конкурентных преимуществ.

В настоящее время высшей точкой в развитии телефонии является технология IP-телефонии, не потому что она является высокотехнологичной, а именно потому, что позволяет максимально точно отвечать потребностям даже самого прихотливого бизнесмена. Офисная система IP-телефонии является полноценным средством контроля и конечно же управлением в любой организации. Кроме того, IP-телефония не только удобная и не дорогая связь, она еще безусловно очень качественная. Исходя из выше изложенного, постараемся раскрыть в данной статье возможности IP-телефонии как инструмент управления и контроля.

Эффект «информационного приближения»

О переходе на VoIP-телефонии впервые задумываются те руководители небольших, а может больших организаций, которые значительную часть своей прибыли тратят на расходы на связь, поскольку координация работы в таких организациях требует большого и частого общения как сотрудников между собой, так и с клиентами данной организации. Таким образом, внедрение в свою организацию IP-телефонии позволит в дальнейшем организации существенным образом сэкономить такого рода затраты. А сотрудники, работая с системой IP-телефонии, испытывают значительные удобства и комфорт, поскольку звонок в офис, возможно осуществить за считанные секунды, набрав необходимую комбинацию цифр.

Руководители также ощущают чувство комфорта и удобства, но ощущение контроля над сотрудниками офиса приносит максимум удовольствий. Поскольку раньше сотрудникам офиса казалось, что если руководителя нет в офисе, то можно гонять балду, то в данном случае это не так, поскольку все сотрудники организации находятся под тотальным контролем у своего руководителя. Так как, нажав одну единственную кнопку на своем телефоне, можно вызвать любого сотрудника и переговорить, как будто сотрудник пришел к нему в офис. Данная функция называется «эффектом информационного приближения» и она является эффективной, поскольку имеется уникальная возможность в любую секунду позвонить и проверить на месте ли сотрудник или нет. И ни один работник больше не сможет сказать своему босу, что была плохая связь или не работал телефон.

При установке системы IP-телефонии многие сотрудники задумываются о том, как обмануть систему. Исходя из этого, можно прийти к выводу, что удаленные сотрудники чувствуют себя не комфортно, зная, что руководство рано или поздно даст о себе знать в самый неожиданный час для своих сотрудников. Руководство в данном случае получает намного больше, а именно большую эффективность работы и полную отдачу своих сотрудников. Запись и прослушивание разговоров.

Прибыль любой организации в первую очередь зависит от активной работы сотрудников, а особенно в случаях, если на работе используется активно телефон, будь это менеджер по продажам или оператор, которые непосредственно занимаются обработкой входящих телефонных звонков. Неполноценная работа таких сотрудников в дальнейшем может привести к снижению прибыли организации. Ввиду этого большинство руководителей заинтересованы не только в непосредственном подчинении таких сотрудников, но и какие именно переговоры по телефону они проводят в рабочее время. Система IP-телефонии, установленная согласно правилам в офисе, позволяет в дальнейшем записывать все звонки без исключения, включая и определенных сотрудников организации включая внутренние звонки, так и внешние и т. д.

Руководителю, прослушав данные телефонные разговоры, в дальнейшем позволит сделать все необходимые выводы о сотруднике и о его качестве работы. Кроме того, осуществляя запись телефонных переговоров, автоматически снижает риск утечки информации и помогает в дальнейшем бороться с противоправными действиями сотрудников, поскольку в суде могут быть доказательной базой. Также необходимо отметить, что запись разговоров может осуществляться как по принудительной команде, так и по расписанию, так например, запись сотрудников отдела продаж производится с 10 часов утра до 18 часов вечера. Кроме того, непосредственно сам абонент может записать идущий разговор, если чувствует в этом необходимость. При необходимости благодаря системе офисной IP-телефонии, имеется возможность подключиться к уже начавшемуся разговору в режиме настоящего времени и при этом пользователь этого не заметит.

Статистика звонков

Для наиболее полного контроля над своими сотрудниками необходимо четко понимать с кем и о чем они разговаривают по служебному телефону. Поскольку далеко не секрет, что в большинстве случаев данный телефон используется не по назначению, а именно в личных целях, тем самым наносят колоссальные затраты всей организации, но и естественно снижают работу организации в целом.

Для того, чтобы избежать прецедентов такого рода, конечно же, можно записывать телефонные разговоры, а затем в дальнейшем их прослушивать, но данная работа весьма и весьма трудоемкая для руководителя организации. Таким образом, проще сделать, а затем в дальнейшем анализировать статистику всех звонков сотрудников, как в целом, так и в отношении определенного круга лиц, а может только в частности одного нерадивого сотрудника.

Почти любая система телефонии обладает функцией просмотра совершенных и принятых звонков, но ее формат не всегда удобен для восприятия и дальнейшего анализа. Офисная IP-телефония — позволяет настроить формат и вывести необходимую информацию по разным шаблонам, тем самым создает разнообразные отчеты, а также фильтровать необходимую информацию для того, чтобы можно было легче воспринимать нужную информацию ее руководителю. Благодаря функции статистики звонков имеется возможность не только осуществлять контроль над работниками организации, но и оптимизировать и анализировать в целом всю работу организации и СОКРАТИТЬ РАСХОДЫ.

Так, например руководителю организации можно выяснить, какие отделы организации наиболее загружены телефонными звонками и требуют дополнительного штатного пополнения в дальнейшем. Исходя из вышеизложенного можно прийти к единственному выводу, а именно, что система офисной IP-телефонии предоставляет руководителю организации отличное средство управления и контроля, а так же повышение эффективности всей деятельности организации, как отдельных сотрудников или отделов предприятия, так и всей организации в целом.

Однако все же основное предназначение офисной IP-телефонии это конечно же предоставление организации надежной и качественной связи, которая позволяет организации в дальнейшем сократить затраты и естественно повысить производительность всех сотрудников данной организации. Но все, же грамотное внедрение системы IP-телефонии, помимо указанных выше основных функций, обладает большим количеством возможностей, одну из которых следует назвать – возможность эффективного управления и контроля.



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *